De flesta chefer har alltför mycket att göra. När jag frågar dem varför de inte delegerar brukar jag få någon eller några av dessa svar.
- Jag tappar kontrollen
- Jag vet inte om jag litar på att det blir rätt
- Jag gör det bäst själv, då blir det som jag vill
- Jag är den enda som vet hur det skall göras
- Jag har ingen att delegera till
- Jag har inte tid att visa någon hur man ska göra
När vi sedan fortsätter diskussionen förstår jag att de faktiskt tror att delegering är att släppa ifrån sig arbetet och hoppas att det blir gjort som man själv vill.
Som ledare är det viktigt att kunna delegera – grundprinciperna i ett gott ledarskap är att arbeta genom andra.. Att delegera är att låta någon annan utföra en uppgift som du brukar göra. Samtidigt ska denna person få kunskap, resurser och ansvar att göra uppgiften på sitt sätt.
Det finns många skäl till att delegera. Du frigör tid för dig själv och ditt ledarjobb. Kanske inte med en gång eftersom delegering tar tid till en början. Det är ett bra sätt att motivera, engagera och utveckla medarbetarna. De blir dessutom delaktiga och mer kompetenta.
Processen för att delegera innebär att du ställer dig frågorna; Vad? Vem? Varför? Hur? När?
Vad
Egentligen kan allting utom ditt chefs- och totalansvar delegeras. Titta på dina arbetsuppgifter och sätt in dem i matrisen nedan med rubrikerna brådskande och viktigt. Det blir fyra rutor och det som är både brådskande och viktigt ska du göra själv med en gång. Börja med något som varken är brådskande eller viktigt. Därefter kan du övergå till att delegera det som är mer viktigt. Det är bra att alltid ha en aktuell delegeringslista. Stora uppgifter kan du delegera delar av. Du kan också delegera sådant som du själv är mindre bra på.
Vem
De flesta medarbetare vill utvecklas och tycker om att få nya och kanske mer krävande arbetsuppgifter. Vem i gruppen behöver motiveras och utvecklas? Vem har rätt potential. Vem kan du lita på? Detta är frågor som du bör ställa dig själv innan du bestämmer vem som skall få vilken uppgift. Har du haft bra dokumenterade utvecklingssamtal så har du en bra uppfattning.
Varför
Väljer du att delegera för att minska din arbetsbörda eller för att du vill att medarbetarna ska utvecklas. Eller du kanske helt enkelt har tråkiga arbetsuppgifter som du vill bli av med. Det som är rutin och tråkigt för dig behöver inte vara det för dina medarbetare. Försök att se helheten, vad som är bäst för företaget, medarbetarna och dig.
Hur och När
Vilken information ska du lämna och hur ska du ge den? Den du delegerar till ska förstå syftet med varför du delegerar och inte minst vad uppgiften innebär. Vilket resultat förväntar du dig? Har du synpunkter på hur uppgiften ska utföras eller kan medarbetaren själv bestämma? Vilka befogenheter får medarbetaren?
När ska uppdraget vara klart. Ska det delas upp i etapper? När och hur ofta ska ni ha uppföljningsmöten?
När du bestämt dig för vad du skall delegera och till vem är det dags att ta reda på vad medarbetaren behöver för kunskap och resurser för att kunna utföra uppgiften.
Det behöver du och medarbetaren bestämma tillsammans.
Överlämning
Det är viktigt att du lägger tid på första mötet. Du själv har hunnit fundera en hel del, men medarbetaren får informationen för första gången. Berätta varför du valt att delegera just till denna person och var tydlig med vad du förväntar dig. Ibland kan det kanske behövas införsäljning för att medarbetaren ska acceptera uppdraget.
Beroende på vilken delpersonlighet som dyker upp hos medarbetaren är agerandet olika. En ställer massor av frågor för att de är osäkra och vill veta, andra kanske säger ja med en gång. Någon säger blankt nej. I detta läge är det viktigt att du lärt dig att lyssna bakom orden och ställa coachande frågor.
Se till att det finns utrymme för medarbetaren att ställa frågor. Kanske behöver han eller hon tid på sig att fundera över om han eller hon vill åta sig uppdraget och vad som kan behöva göras.
Låt medarbetaren sammanfatta hur han eller hon förstått uppdraget. När ni är överens så gör ett skriftligt dokument som innehåller; uppdraget och förväntat resultat, tidsram/deadline, hur medarbetaren ska rapportera, eventuella extra resurser, hur uppföljning ska ske, hur ni ska utvärdera resultatet. Det är viktigt att vara mycket tydlig för att undvika misstag. Glöm inte att det alltid är du som har helhetsansvaret för att delegera rätt
Försök nu att ha tillit till medarbetaren och inte komma med goda råd utan att bli tillfrågad. Visa att du finns om det behövs. Självklart ska du hjälpa till om medarbetaren kommer med ett problem. Ett bra sätt är då att hjälpa denne att lösa det genom att ställa coachande frågor.
Glöm inte bort att ge feedback.
Informera övriga
När detta är klart och uppdraget överlämnats får du inte glömma att meddela övriga på avdelningen. Det kan väcka olika reaktioner, glädje för medarbetaren eller kanske till och avundsjuka. Varför hon men inte jag. Du har ju själv en tydlig bild av hur du tänkt så du kan förklara. Gå aldrig in i personliga diskussioner.
Utvärdering
När arbetet är klart är det dags för utvärdering. Blev det förväntat resultat. Vad gick bra och vad gick mindre bra. Vad behöver förbättras till nästa gång? Hur gick uppföljningsmötena? Höll tidsramen? Fick medarbetaren det stöd hon eller han behövde av dig? Hände det något oförutsett? Glöm inte att ge uppskattning.
Tänk på
Delegera inte alltid till samma medarbetare
Lägg dig inte i eller peta i detaljer
Följa upp så att uppgiften blir gjord.
Tips
- Se till att alltid ha en aktuell lista på vad och till vem du vill delegera. Det gör du genom att alltid ha med frågan i utvecklingssamtalen.
- Informera medarbetarna vid något tillfälle om att du behöver delegera och att du vill ha synpunkter på vad och till vem du kan delegera. På detta sätt involveras de i ett tidigt stadium.
- Delegera sådant som för verksamheten framåt.